Plantilla de registro de jornada en Excel

¿Se puede llevar el registro de jornada en una hoja de Excel? Sí, y para una empresa pequeña puede ser un buen punto de partida. Aquí tienes una plantilla gratuita lista para usar y las claves para que el registro sea útil si llega una inspección.

¿Es válido llevar el registro de jornada en Excel?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a garantizar un registro diario de la jornada, con la hora de inicio y de fin de cada trabajador, y a conservarlo cuatro años a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. La ley no impone un formato concreto, así que una hoja de cálculo puede servir.

Lo importante es que el registro refleje la hora real, se rellene cada día y se pueda mostrar cuando se pida. Si tu convenio o un acuerdo de empresa añaden algo, tendrás que cumplirlo. Consúltalo con tu asesoría laboral.

Descarga la plantilla gratuita

Incluye tres hojas:

• Instrucciones Cómo rellenarla, qué celdas editar y los límites de usar una hoja de cálculo para esto.
• Registro Una fila por trabajador y día: fecha, empleado, entrada, salida y pausa. Calcula solo las horas trabajadas, también en turnos de noche, y las horas sobre la jornada pactada. Preparada para 500 filas.
• Resumen Total de días, horas trabajadas y horas sobre la jornada pactada de cada empleado.

Cómo rellenarla en cuatro pasos

1. En la hoja Registro, escribe el nombre de tu empresa y la jornada diaria pactada en horas.
2. Cada día, añade una fila por trabajador con fecha, hora de entrada, hora de salida y minutos de pausa.
3. Deja las columnas F y G tal cual: se calculan solas.
4. En Resumen, escribe los nombres de tus empleados igual que en Registro y consulta sus totales.

Lo que una hoja de Excel no puede hacer

• Garantizar que nadie la modifique Cualquiera con acceso al archivo puede cambiar una celda después, sin dejar rastro.
• Saber cuándo se anotó cada dato Depende de que alguien lo rellene a tiempo, no al final de la semana.
• Funcionar con varios centros o equipos en movimiento Con varias obras, locales o rutas acabas con varios archivos que juntar a mano.
• Fichar donde no hay cobertura o desde el móvil El trabajador tiene que apuntarlo en algún sitio y pasarlo después.

Cuándo conviene pasar a un sistema de fichaje

La hoja de cálculo funciona mientras la plantilla es pequeña y trabaja en un único sitio. Suele quedarse corta cuando crece el equipo, cuando se trabaja en varios lugares o cuando pierdes horas cada mes pasando datos para la gestoría.

Con Conecta Tempo cada trabajador ficha desde su móvil, o con un PIN en una tablet fija, aunque no haya cobertura. El registro se exporta a Excel por empleado y por fechas cuando lo necesitas. Cuesta desde 14,90 € al mes más IVA para hasta 10 empleados, sin permanencia.