Cómo elegir una app de fichaje para tu pyme

Hay muchas aplicaciones de fichaje y casi todas prometen lo mismo. La diferencia está en los detalles que solo notas cuando llevas dos semanas usándolas: el trabajador que no consigue fichar, el informe que no sale, la cuota que sube.

Estos son los criterios que merece la pena comprobar antes de decidirte, con las preguntas que puedes hacer al proveedor y una forma sencilla de probarlas.

1. Que cumpla con el registro de jornada

La app debe permitir que cada trabajador registre cada día su hora de inicio y de fin, y que la empresa conserve esos datos cuatro años y pueda mostrarlos a la plantilla, a sus representantes y a la Inspección de Trabajo (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Pregunta cómo se exporta el registro y en qué formato.

2. Que funcione sin cobertura

Si tu equipo trabaja en obras, sótanos, garajes o zonas con mala señal, el fichaje tiene que guardarse en el móvil y sincronizarse cuando vuelva la conexión. Lo explicamos en cómo fichar sin cobertura.

3. Que ofrezca varias formas de fichar

No todos los trabajadores fichan igual. Conviene poder combinar el fichaje desde el móvil con una tablet fija en modo kiosco, donde cada persona entra con su PIN y no necesita iniciar sesión.

4. Que sea fácil para el empleado

Si fichar cuesta más de unos segundos, la gente lo hará mal o tarde, y el registro perderá valor. Haz que lo pruebe alguien de tu plantilla, no solo tú.

5. Que incluya turnos, vacaciones y ausencias

Un buen sistema de control horario no solo registra entradas y salidas: tiene calendario de turnos fijos, rotativos y partidos, solicitudes de vacaciones y ausencias, y una bolsa de horas que compare las horas de contrato con las trabajadas. Así no tienes que mantener tres herramientas distintas.

6. Que respete la privacidad

Si la app guarda la ubicación, pregunta cuándo lo hace. En Conecta Tempo solo se guardan las coordenadas en el momento de fichar, sin seguimiento continuo. En cualquier caso, informa siempre a tu plantilla antes de activarlo. Pregunta también dónde se almacenan los datos.

7. Que exporte y que dé informes útiles

Lo que importa llega a final de mes y ante una inspección: poder sacar el registro por empleado y por fechas, y llevar los datos a la gestoría sin copiar números a mano.

8. Que el precio y las condiciones estén claros

Mira el precio por número de empleados, si hay permanencia, qué pasa si creces y si puedes probar antes de pagar. Una prueba gratuita sin tarjeta es la forma más sencilla de comparar.

Preguntas para hacer a cualquier proveedor

• ¿Qué pasa si el trabajador ficha sin conexión? Pídele que te lo enseñe en directo.
• ¿Cómo exporto el registro de un trabajador entre dos fechas? Debería ser cuestión de unos clics.
• ¿Cuánto cuesta cuando pase de 10 a 20 empleados? Mira la tabla de planes completa, no solo el precio de entrada.
• ¿Hay permanencia o coste de baja? Mejor que puedas cancelar cuando quieras.

Cómo probarla en una semana

1. Pide a dos o tres personas de tu equipo, de puestos distintos, que fichen con ella durante cinco días.
2. Prueba el fichaje en el sitio con peor cobertura de tu empresa.
3. Exporta el registro de la semana y comprueba que los datos son correctos.
4. Pregunta a tu equipo qué ha sido lo más incómodo.

Dónde encaja Conecta Tempo

Conecta Tempo combina fichaje desde el móvil o con PIN en tablet, también sin cobertura, con calendario de turnos, vacaciones, bolsa de horas y exportación a Excel por empleado y por fechas. Cuesta desde 14,90 € al mes más IVA para hasta 10 empleados, sin permanencia. Tienes también páginas pensadas para construcción, hostelería, limpieza, talleres e instaladores.